Organizacja eventu

Przygotowanie służbowych eventów to obowiązek o wątpliwej przyjemności, zaliczający się do listy zadań działu PR. Jak się jednak okazuje, nie musi być to tak nieprzyjemne jak się wydaje. Postaramy się dać PR-owcom kilka porad, służących skutecznej organizacji danego wydarzenia.

Pracownik działu PR, który od lat zajmuje się przygotowywaniem podobnych wydarzeń (event manager) po wielu porażkach uczy się, jak istotnym dla sukcesu jest harmonogram i dokładny podział zadań. W trakcie tworzenia planu/harmonogramu, mogą pojawić się nieprzewidziane okoliczności, których nikt się nie spodziewał – event manager będzie mógł zastanowić się nad kilkoma scenariuszami i podjąć odpowiednie działania, w celu rozwiązania sytuacji kryzysowej.

Niezależnie od tego, czy organizujemy event na dwie czy kilkadziesiąt osób, podczas przygotowywania harmonogramu
i podziału zadań na poszczególnych członków zespołu, powinno się rozpisać dokument, w którym jasno określone jest, kto
i za co odpowiada. W razie jakichkolwiek wątpliwości, pracownicy będą mogli więc sięgnąć do takiego dokumentu i zastanowić się, w jaki sposób rozłożyć w czasie swoją pracę. Takie rozwiązanie wesprze także komunikację w zespole – w razie jakichkolwiek problemów, członkowie zespołu będą mogli zwracać się do siebie bezpośrednio, bez zbędnych formalności, co przyspieszy nie tylko przepływ informacji. Sprawne kanały komunikacyjne pozwolą na szybsze i lepsze wykonywanie zadań.

Przy organizacji jakichkolwiek imprez okolicznościowych i spotkań, konieczną jest terminowość. „Deadline”, a więc termin zaplanowania danego wydarzenia jest niezmiennym i nieprzekraczalnym. W wielu przypadkach, nie można po prostu wykonać kilku rozmów telefonicznych, by przesunąć o kilka godzin dane spotkanie, dlatego pracownik PR powinien zrobić wszystko, co w jego mocy, by dotrzymać ustalonego terminu. W organizacji imprez jest jak w ruchu drogowym – powinna obowiązywać zasada ograniczonego zaufania, dlatego ktoś powinien czuwać, czy wszystkie zadania z listy, zostały wykonane. Najlepszym rozwiązaniem byłoby więc stosowanie narzędzi lub sporządzenie dokumentu, w którym są na bieżąco wprowadzane zmiany, gdy jakieś zadanie lub jego etap zostanie wykonane. Idealnie nada się do tego chociażby Trello, które można uaktualniać.

Pracując w kilkuosobowym zespole, warto wypracować sobie kanał komunikacyjny, czynny całą dobę. Kierownik takiej grupy, a więc event manager, powinieneś przekonać swoich podopiecznych, że w razie kłopotów, mogą się z Tobą w każdym momencie skontaktować. W taki sposób, niezależnie od etapu prac, na którym się znajdujemy, możemy podjąć działania rozwiązujące daną sytuację. Poza tym, dany kłopot może być rozwiązany w zespole.
Warto także informować klienta na bieżąco o tym, na jakim etapie znajdują się prace. Gdyby pojawiły się jakiekolwiek utrudnienia, pojawia się pokusa, by zrezygnować z informowania o tym klienta. Może się jednak okazać, że wyniki pracy nie będą pokrywały się z ustalonymi, dlatego o wszelkich kłopotach powinno się mówić zleceniodawcy. Jeśli zarysujemy kłopotliwą sytuację i zaproponujemy kilka koncepcji na jego rozwiązanie, klient doceni nasze zaangażowanie i dostrzeże relacje szczerości.

Koniecznym jest także staranie się prognozowania sytuacji kryzysowych. Jasnym jest, że jest to nie do końca możliwe, ponieważ „sytuacje kryzysowe”, jak sama ich nazwa wskazuje są nie do przewidzenia i zaplanowania. Takie problemy mogą nie tylko wpłynąć na wizerunek zespołu, ale także spowodować ogromne szkody finansowe.